Claudia Grimm ist Büroorganisatorin: für ein „Mehr“ an Durchblick und Struktur

Nerviger Bürokram? Nicht für Claudia Grimm. Die Allgäuerin taucht mit Begeisterung tief in Papierberge, Online-Ordner und Mails von hiesigen Unternehmen, Solopreneuren und Privatpersonen ein. Sie bearbeitet verschluderte Post, bügelt Aktenchaos glatt und baut eine glasklare Struktur für jedes Büro auf. Sie hat ein Faible für Ordnung und Zahlen und hilft bei der Büroarbeit.

Die Kunst der Büroorganisation

Interview mit Claudia Grimm

Büroarbeit wird von vielen Menschen gern vernachlässigt. Ablage, Ordnung oder wichtige Korrespondenz mit Behörden ruft ein innerliches „Nein“ hervor. Was fesselt Dich so an der Büroarbeit, dass Du es zu Deinem Beruf machst?

Claudia Grimm: Was mich an meinem Beruf erfüllt, ist die Zufriedenheit meiner Kunden. Ich sehe die Ergebnisse meiner Bemühungen und das motiviert mich. Der positive Einfluss meiner Arbeit auf das Arbeitsleben meiner Kunden macht mich glücklich.

Wenn ich sehe, wie Menschen im Chaos versinken und dabei Zeit und Geld verschwenden, motiviert mich das umso mehr ihnen zu helfen bzw. sie zu unterstützen.

Ich glaube daran, dass mit ein wenig Aufwand und Struktur so viel verbessert werden kann.

Außerdem finde ich den Kontakt mit den Menschen faszinierend. Ich lerne ständig neue und interessante Menschen kennen, von denen jeder auf seine Weise einzigartig ist. Dazu erhalte ich Einblicke in ganz unterschiedliche Bereiche bzw. Unternehmen. Die Vielfalt und die Möglichkeit, diese Unterschiedlichkeit zu erleben, finde ich besonders bereichernd.

Von der Buchhaltung bis zum Backoffice: Die vielfältige Welt von Claudia Grimm

Büroarbeit kann unglaublich vielfältig sein. Viele denken dabei nur an trockene Papierstapel oder endlose Zahlenkolonnen. Welche Tätigkeiten umfasst Deine Büroorganisation genau und was begeistert Dich an dieser Vielfalt?

Claudia Grimm: In erster Linie richte ich mich voll und ganz nach den Wünschen meiner Kunden. Mein Slogan „Professionelle Hilfe bei der Büroarbeit – von A, wie Ablage, bis Z, wie Zahlung“. Das kann bedeuten, dass ich mich um ihre Buchhaltung kümmere, ihnen dabei helfe, ihre Unterlagen zu organisieren, oder sie bei der Kommunikation mit Behörden unterstütze.

Mein Ziel ist es immer, das Beste für meine Kunden zu erreichen. Ich bin sehr genau und strebe danach, die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten.

Ich sehe immer wieder, dass meinen Kunden oft die nötige Zeit für die Büroarbeit fehlt. Da komme ich ins Spiel und unterstütze genau da, wo Not am Mann bzw. Frau ist.

Kennst Du eines gut, kennst Du alle

Durch meine langjährige Berufserfahrung arbeite ich mich schnell in neue Programme und Abläufe ein, sodass ich nach kurzer Zeit sehr effizient und schnell arbeiten kann. Genau das finde ich an meiner Arbeit so interessant. Es wird nie langweilig.

Vertrauen als Grundlage: Claudia Grimms persönliche Philosophie

Das klingt nach einer sehr engagierten und vertrauensvollen Herangehensweise. Was treibt Dich an, immer wieder in neue Strukturen einzutauchen und das Vertrauen Deiner Kunden zu gewinnen?

Claudia Grimm: Ich liebe, was ich tu’. Außerdem ist Vertrauen für mich ein wichtiger Aspekt. Wenn ich Einblick in das Herz eines Unternehmens habe, dann muss die Chemie zwischen dem Auftraggeber oder der Auftraggeberin und mir stimmen.

Ich urteile nicht über ihre Situation, sondern betrachte es als reine Dienstleistung.

Es geht mir nur um die Sache an sich, um die Struktur und die Arbeit. Ich weise sie auf potenzielle Fallstricke hin, beispielsweise im Umgang mit dem Finanzamt.

Es ist erstaunlich, wie viel Ärger und Geld vermieden werden können, wenn man den Überblick behält und die Dinge rechtzeitig angeht.

Proaktives Handeln als Schlüssel zum Erfolg

In einer Welt, in der sich Dinge schnell ändern und Anforderungen ständig wachsen, wie gehst Du konkret vor, um Ordnung zu schaffen und Deinen Kunden den bestmöglichen Service zu bieten?

Claudia Grimm: Ich sage immer, dass man nicht den Kopf in den Sand stecken sollte. Das Schlimmste, was man machen kann, ist, alles liegenzulassen und darauf zu hoffen, dass es sich von selbst löst. Da wir alle wissen, dass dem nicht so ist, ist es wichtig, die Dinge anzugehen, zu bearbeiten und anzuschauen, was zu tun ist. Ich packe gern mit an und bringe Struktur in die Abläufe. Von der Buchhaltung bis zum Backoffice beherrsche ich viele Aufgabenbereiche.

Lieblingsprojekte: Der herausfordernde Zauber von Einzelunternehmen

Du hast eine breite Palette an Dienstleistungen und arbeitest mit verschiedensten Kunden zusammen. Gibt es bestimmte Projekte oder Kundentypen, die Dir besonders am Herzen liegen?

Claudia Grimm: Meine Lieblingsprojekte sind diejenigen, bei denen ich Einzelunternehmer/-innen oder Solopreneure unterstützen kann. Ich finde es besonders erfüllend, ihnen dabei zu helfen, ein solides Fundament aufzubauen und sie auf ihrem Weg zu begleiten. Ihre Selbstständigkeit zu stärken, ist für mich ein besonderes Anliegen.

Herausforderungen und Chancen: Selbstständigkeit im Blick

Als Expertin für Büroorganisation siehst Du sicherlich viele Selbstständige mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert. Was betrachtest Du als größte Hürde für sie und wie kann Deine Expertise dabei helfen?

Claudia Grimm: Die größte Herausforderung für Selbstständige sehe ich darin, den Mut nicht zu verlieren und trotz aller Hindernisse motiviert zu bleiben.

Gerade am Anfang kann es schwierig sein. Zum einen den Fokus auf das eigene Geschäftsmodell zu richten, Kunden akquirieren und gleichzeitig noch den Überblick über den ganzen Schreibkram und die Bürokratie zu behalten.

Für mich war der Aspekt der Sicherheit, eine große Hürde. Hier den Mut nicht zu verlieren, an sich und sein Projekt zu glauben, war für mich am Anfang schwierig. Heute sehe ich das völlig anders und genieße die Vorteile, die sich aus meiner Selbständigkeit ergeben.

Drei unverzichtbare Tipps für eine gelungene Büroorganisation

Büroorganisation ist ein Thema, das viele umtreibt, aber oft vernachlässigt wird. Welche drei Tipps würdest Du jemandem geben, der sein Büro besser organisieren möchte?

Claudia Grimm (lacht): Es ist eigentlich ganz einfach.

1. Eine klare Struktur im Büro aufzubauen, diese beizubehalten und Vorgänge optimieren

2. Regelmäßig Ordnung zu halten, evtl. Termin im Kalender eintragen, am besten wöchentlich

3. Nach getaner Arbeit: Auszeiten gönnen und abschalten

Verwurzelt im Allgäu: Claudias Beziehung zu ihrer Heimat

Du hast bereits erwähnt, wie wichtig es ist, sich Auszeiten zu gönnen und auf die eigene Gesundheit zu achten. Bei all Deiner Liebe zur Büroarbeit und den damit verbundenen Aufgaben bist Du eine waschechte Allgäuerin. Gibt es einen besonderen Ort im Allgäu, der Dir Kraft gibt und den Du mit uns teilen möchtest?

Claudia Grimm: Als waschechte Allgäuerin wurde mir die „Begeisterung für draußen“ quasi in die Wiege gelegt. Wandern, radeln, spazieren gehen, durchatmen: Oft sind es die kleinen Dinge, die neue Ideen hervorbringen.

Ich habe keinen speziellen Lieblingsplatz im Allgäu, denn die gesamte Region ist einfach wunderschön. Ich wuchs im schönen Burgberg bei Sonthofen auf, deshalb verbinde ich mit dieser Region, besonders dem Alpsee, wunderbare Erinnerungen.

Kraft und Inspiration finde ich zudem oft im Gespräch mit anderen Unternehmern oder Unternehmerinnen, die ähnliche Herausforderungen meistern. Auch der Austausch mit meiner Familie und Freundinnen, die mich immer unterstützen und motivieren, ist für mich ein wichtiger Aspekt.

Herzlichen Dank, liebe Claudia, für das Interview und die frischen Einblicke in Dein Business!